For å hedre godt arbeid blant kundene våre deler vi hvert år ut en premiering til en bedrift som har utmerket seg det siste året. HMS-prisen er maleriet «På den grønne gren» av Grethe By Rise. Bildet illustrerer mennesker som samarbeider, støtter opp og tar imot – det symboliserer hvor avhengige vi er av hverandre for å skape et godt arbeidsmiljø, i likhet med vår visjon «Godt arbeidsmiljø lønner seg».
For godt arbeidsmiljø lønner seg faktisk, og det har ledelsen på Coop OBS Moa skjønt. Etter innspill fra HR-avdelingen i Coop Nordvest tok de grep, og med hjelp fra verneombud og HMS-tjenesten har de redusert sykefraværet fra 13 % i 2020 til 3,5 % året etter. Og nettopp derfor er de også vinnere av HMS-prisen 2021.
De har gjort en helt fantastisk innsats, og det var med stor glede vi 31. mai kunne overrekke maleriet til en ydmyk, men stolt gjeng i Ålesund.
HMS-prisen 2021: Elisabeth overrekker maleriet “På den grønne gren» til Coop OBS Moa, for fremragende arbeid det siste året.
En hyggelig overraskelse
Varehussjef Ronny Valde og faghandelssjef Ole Johan Stenseth er begge litt tomme for ord. Sola er på vei ned, og de nyter de siste solstrålene i Ålesund, mens de prøver å lande etter utdelingen.
Først og fremst var det veldig hyggelig – og veldig overraskende. Vi ante jo ingenting om dette. Å bli satt pris på for godt arbeid syns vi er svært hyggelig, sier Ronny. Vi setter stor pris på det samarbeidet, og den kompetansen Bodil og Eva har utøvd. Det har hjulpet oss veldig, fortsetter han.
Overrasket: Varehussjef Ronny Valde ante ingenting da HMS-tjenesten dukket opp i Ålesund for å overrekke prisen.
Han skryter av et strukturert og systematisk opplegg med månedlige møter, gode dialoger og diskusjoner, tilbakemeldinger og masse kompetanse fra HMS-tjenesten.
Vi kjenner jo kanskje litt på det selv, at hvis vi ikke har noen plan, så dytter vi kanskje litt lengre frem på ting vi syns er litt tungt og vanskelig. Gjennom å ha et månedlig møte legger man litt press på seg selv også – til å jobbe med de tingene. Og det har gitt positive resultater, understreker han.
Imponert: Vi i HMS-tjenesten er svært imponerte over hva Coop Obs Moa har fått til på så kort tid, og er glade for å kunne hjelpe.
Kommunikasjon er nøkkelen
Ole Johan nikker bekreftende på siden. Han tror det å prate om problemet har vært en viktig faktor for å lykkes med arbeidet.
Å prate om sykefravær på jobb og ha fokus på det har vært viktig. Det har gjort at det for alle, ikke bare verneombuda, men for alle medarbeiderne har blitt naturlig å snakke om sykefravær, det er ikke noe vi holder skjult, sier han.
Kommunikasjon: Faghandelssjef Ole Johan Stenseth tror det å snakke om problemet har vært avgjørende.
Ronny tror også god kommunikasjon gjør det enklere å fange opp problemet før det har oppstått.
Det er viktig å prate sammen – både om de tingene som allerede har oppstått, men også de tingene som kan oppstå, tilføyer han.
Men karene er skjønt enige om at de ikke er helt i mål enda.
Vi har tatt et steg, men vi kommer til å jobbe videre, for vi må bli enda bedre enn vi er i dag. For målet er jo rett og slett å ha alle 100 % til stedet på jobb. Også er det jo slik at trivsel er den største faktoren, sier han.
Høy trivselsfaktor: Det viktigste for ledelsen er at kollegaene trives på jobb.
Suksessoppskriften
Det var i februar 2020 arbeidet startet. I løpet av to dager tok Ronny, Ole Johan, avdelingsledere og verneombud en grundig kartlegging og gjennomgang av alle sykefraværssakene, både legemeldte og egenmeldte. Det ble noen intense dager, som videre utviklet seg til månedlige Teams-møter med Eva og Bodil fra HMS- tjenesten.
Vi i HMS-tjenesten har først og fremst vært rådgivere i oppfølgingsarbeidet, med veiledning i regelverk. I tillegg har vi bistått med å utarbeide nye sykefraværsrutiner for hele Coop Nordvest. Men den praktiske jobben var det Ronny og gjengen som gjorde.
Rådgivere: Bodil og Eva har stilt opp som rådgivere gjennom hele prosessen.
Oppgaver og ansvar av oppfølgingsarbeidet i hver enkelt sak ble fordelt, det ble gjennomført samtaler med enkeltpersoner og organisert dialogmøter med NAV og lege der det var behov for det. Målet var å få til størst mulig grad av avklaring i hver enkelt sak.
Ronny prioriterte å sette av tid til tett oppfølging av ansatte. Og som han selv sier, var nok dette en viktig suksessfaktor i arbeidet. Det å ta seg tid i en travel hverdag til å snakke med hver enkelt er viktig i alle sammenhenger, men ikke minst når det er fare for - eller har oppstått sykefravær.
Medarbeidersamtaler ble også gjennomført i perioden, der krav og forventninger ble tydeliggjort, samt det å tilrettelegge for at den enkelte kunne få bruke sine styrker på rett plass, med riktig belastning. Kine, fysioterapeut i HMS-tjenesten, bidro med funksjonsvurderinger, og flere har fått mulighet til å prøve seg på nye avdelinger, etter gjennomført opplæring.
Systematisk arbeid: Gjennom kartlegging, planlegging, dialog, møter og flere tiltak har Coop Obs minket sykefraværet i butikken med nesten 10%.
Det ble jobbet med kulturen for å hjelpe hverandre, uavhengig av avdeling, og forståelsen for hverandres rolle. Summen av disse har gitt et fantastisk resultat.
Vi ønsker at det skal være en del av kulturen at vi bryr oss om å ta tak i årsaker til fravær, hva vi kan gjøre som arbeidsgivere med tiltak, men også involvere vedkommende som er sykmeldt med gode dialoger, og snakke rundt om hva vi kan gjøre, sier Ronny.
En ny kultur: Man skal hjelpe hverandre, uavhengig av avdeling – og ha forståelse for hverandres roller.
En krevende ombyggingsprosess
Verneombud Renathe Emblem og Janne Britt Fedje skryter også av ledelsen i Coop Obs Moa, som både har vært enkle å snakke med, men også ivrige etter å nå målet.
Vi har en veldig fin gjeng med ledere og sjefer, som er veldig på – og egentlig gjør jobben ganske enkel for oss, forteller Janne Britt. Det er bare å gå og snakke med dem, så får du gjort konkrete ting med en gang, det er liksom ikke noe som må vente. Her blir det tatt på strak arm.
Fornøyde: Verneombud Renathe Emblem og Janne Britt Fedje syns ledelsen har lagt inn en god innsats, og samtidig vist engasjement hele veien.
Coop Obs Moa er under ombygging, og begge tror det har vært krevende for flere av medarbeiderne. Janne Britt forteller at kasseområdet trolig er den mest krevende plassen med sykemeldinger, og der det har vært viktigst med oppfølging.
Det er stillesittende arbeid med mye støy. Det piper hos deg, foran deg og bak, også blir det mye mennesker, utfyller Renathe.
Janne Britt tror kasser med selv-scanning blir bra for arbeidsmiljøet, men understreker at det viktigste for dem er å følge med på prosessen, hvordan arbeiderne har det under selve ombyggingen.
Alle vet om prosessen og er informert. De kjenner til planene fremover og blir involvert og spurt på forhånd om hva de tenker og tror, samt om det er noe vi kan gjøre for at de skal ha det bedre. Slik har vi ikke hatt det før, sier hun. Nå snakker vi åpent om alt som skjer, det er liksom ikke noe uventet som oppstår.
Ombygging: Coop Obs Moa bygger for tiden om butikken, og det har vært viktig å involvere og orientere de ansatte gjennom hele prosessen.
Lagspill
Hun tror mye av grunnen til dette er samarbeidet med ledelsen. I sine 26 år som verneombud har hun aldri opplevd at det har vært så lett å ta tak i ting som nå. I tillegg er hun veldig fornøyd med de kursene og møtene hun har fått være med på.
Å få være med på kurs og lære mer er veldig fint, og veldig viktig. Det gir energi, og det er så lett å komme i kontakt med de du jobber med. De svarer på spørsmål, også er det mange gode medarbeidere - som er flinke til å si ifra.
Forandring fryder: Aldri har det vært så enkelt å snakke sammen, forteller Janne Britt, som skryter av inkluderingen hun opplever på arbeidsplassen.
Renathe har ikke vært verneombud lenge, men syns kursene har vært til svært god nytte. De setter pris på inkluderingen, og føler seg tryggere på jobben. Å ha noen i ryggen har vært alfa omega for å tørre å gjøre jobben. Nå gleder de seg alle til fortsettelsen.